Bisserl Zeitmanagement schadet nie!

 

Besonderer Dank gilt Mag. Erika Lehoczky-Gal (Direktorin des Österreich Instituts Budapest) für die Inspiration zu diesem Artikel.

 

Dir wächst alles über den Kopf? Du hast das Gefühl, du kommst deinen Aufgaben kaum hinterher und auch dein Ziel rückt immer weiter in die Ferne? Das kann an fehlendem oder falschem Zeitmanagement liegen. Aber keine Sorge: Mit den richtigen Methoden kannst du deine Zeit besser einteilen, To-Dos effektiv planen und deine Ziele erreichen.

Aber was ist Zeitmanagement eigentlich? Im Grunde geht es beim Zeitmanagement darum, deine Aufgaben so einzuteilen, dass du die wichtigsten Dinge zuerst erledigst und die unwichtigeren Dinge zum Schluss, wenn du sie nicht sogar delegierst. Dabei solltest du dir folgende Fragen stellen: „Was sind meine wirklich wichtigen Aufgaben und wie verteile ich diese Aufgaben sinnvoll auf meine begrenzte Zeit?“

Wenn du ein gutes Zeitmanagement hast, profitierst du in vielen Punkten:

✅ höhere Produktivität

✅ Stressreduzierung

✅mehr Zeit für sich selbst, Familie und    Freunde

✅ bessere Work-Life-Balance

✅ schneller deine Ziele erreichen

 

 Best-of Zeitmanagement Methoden

Es gibt viele verschiedene Zeitmanagement Methoden, die dir dabei helfen können, produktiver und schneller zu arbeiten. Ob dir eine Methode wirklich hilft, findest du aber nur heraus , wenn du sie für einen längeren Zeitpunkt auch wirklich ausprobierst. Anbei präsentiere ich einige Zeitmanagement-Methoden, die dir bei der nächsten Planung ganz sicher helfen werden. Los geht’s!

 

Die ABC-Methode

Die ABC-Methode ist sehr simpel. Sie wird in drei Teile aufgeteilt: A, B und C.
A-Aufgaben: sehr wichtige Aufgaben, die du sofort erledigen solltest
B-Aufgaben: weniger wichtige Aufgaben, die du auch noch später erledigen kannst.
C-Aufgaben: kaum wichtige bis unwichtige Aufgaben, die du delegieren oder verwerfen kannst.

Die Eisenhower-Methode

Sie wird als vermutlich Ursprungmethode der ABC-Methode geahndet. Kennst du den Postkorb? Die Methode geht auf den amerikanischen General und US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück, der empfahl, Aufgaben in vier Bereiche einzuteilen: wichtig/eilig, wichtig/nicht eilig, unwichtig/eilig, unwichtig/nicht eilig.

A-Aufgaben erledigst du sofort

B-Aufgaben planst du fest ein

C-Aufgaben können delegiert oder reduziert werden

D-Aufgaben kannst du eliminieren

Das GTD-Prinzip

Das GTD-Prinzip steht für Getting Things Done und wurde von Bestseller-Autor David Allen entwickelt. Bei dieser Methode teilst du die Projekte in viele kleine Schritte auf, die du dann nach den drei W-Fragen „wann?“, „wie?“ und „wo?“ kategorisierst und diese jeden Tag neu priorisierst.

Die ALPEN-Methode

Diese Methode steht für eine Art Tagesplan, bei der du schätzt, wie lange du für jede Aufgabe brauchen wirst:

A - Aufgaben aufschreiben

L - Länge einschätzen

P - Pufferzeit einplanen (maximal 60 Prozent der Arbeitszeit verplanen)

E - Entscheidungen priorisieren

N - Nachkontrollieren (was du erreicht hast)

Den Rest, den du nicht schaffst, schiebst du auf den nächsten Tag.

Die SMART-Methode

Das SMART steht dabei für

S - Spezifisch: Beschreibe deine Ziele so spezifisch wie möglich!
M - Messbar: Orientiere dich an messbaren Fakten!
A - Attraktiv: Plane deine Aufgaben so, dass sie für dich attraktiv sind!
R - Realistisch: Deine Ziele sollten machbar sein!
T - Terminiert: Plane deine Ziele bis zu einem gewissen Zeitpunkt!

Die Pomodoro-Methode

Diese Methode plädiert auf die Wichtigkeit von Pausen. In der Umsetzung heißt das: Stelle dir einen Wecker und arbeite für 25 Minuten. Sobald der Wecker klingelt, legst du eine fünfminütige Pause ein. Danach geht’s weiter. Nach vier Einheiten machst du eine Pause von 30 Minuten. Der Name stammt davon, dass der Erfinder dieser Methode eine paradeiserförmige Sanduhr besaß (pomodoro = Paradeiser auf Italienisch).

Die AMORE-Methode

AMORE steht für:

A – ambitiös

M – motivierend

O – organisiert

R – realistisch

E – echt

Nach diesem Prinzip solltest du deine Ziele formulieren. Übrigens, amore auf Italienisch heißt Liebe.

Verbesserung des eigenen Zeitmanagements

 

Verschaffe dir einen Überblick

Kategorisiere deine Aufgaben in Wichtigkeit und Dringlichkeit. Alles, was wichtig und dringend ist, erledigst du zuerst.

 

Tagebuch führen

Ein sogenanntes Zeittagebuch kann dir helfen, zu erkennen, wo deine Zeitfresser liegen. Notiere dafür mindestens eine Woche lang alle Aufgaben, die du erledigen musst. Schreibe auf, wie lange du jeweils dafür gebraucht hast. Was geht schnell und präzise? Für welche Aufgaben brauchst du besonders lange?

Kenne deine Prime-Time

Jeder Mensch ist anders. Die einen sind richtige Morgenmuffel und können sich abends am besten konzentrieren, für die anderen ist es super easy, am Morgen zu arbeiten. Finde also heraus, um welche Uhrzeit du am motiviertesten, effektivsten und fittesten bist.

Schaffe Routinen

Wenn du Routinen in deinen Aufgaben und Zielen hast, gewöhnt sich dein Gehirn daran und kann durch wiederholende Tätigkeiten besser und schneller arbeiten.

Nimm dir Auszeiten

Auch, wenn du sehr viel zu tun hast: Um produktiv zu bleiben, solltest du Pausen einlegen. Kleine Randnotiz: für mich ist das genau am schwersten… 🙂

Gestaltung eines effektiven Zeitmanagements

Aller Anfang ist schwer. Vielleicht gehörst du auch zu den Leuten, die es schon Überwindung kostet, einen Plan zu erstellen. Dann kannst du folgende Tipps beachten:

 

1)Prioritäten setzen

Mache dir zuallererst bewusst, wo deine Prioritäten liegen. Du kannst zum Beispiel aufschreiben, wie viel Zeit du für welche Aufgaben benötigst. Diese Fragen helfen dir dabei:

Was muss zuerst erledigt werden?

Wie viel Zeit bringe ich für einige Haushaltsaufgaben und wie viel für mein Smartphone auf?

Wann ist Feierabend?

Wie viel Freizeit hätte ich gerne?

Gibt es bestimmte Tätigkeiten, die an bestimmten Tagen erledigt werden sollen?

Arbeite ich auch am Wochenende?

2)Tracke deine Zeit und führe eine Art Zeittagebuch

Oft wissen wir gar nicht, wie lange wir für bestimmte Aufgaben brauchen. Dabei ist es gerade für unser Zeitmanagement wichtig, zu wissen, wie viel Zeit bestimmte Dinge in Anspruch nehmen. Dafür kannst du etwa eine Stoppuhr stellen du deine Zeit tracken. Das funktioniert natürlich nicht bei allen Aufgaben, ist bei täglich anfallenden Dingen aber von Vorteil. Wenn du deine Zeit trackst, gewinnst du einen Überblick über deine investierte Zeit, kannst deine Aufgaben besser einteilen und eventuell deine Schnelligkeit verbessern.

3)Setze dir Limits

Hast du manchmal das Gefühl, du kommst einfach nicht weiter mit deinen Aufgaben? Trödelst du oft herum? Dann solltest du dir eine Deadline setzen. Wenn du unter einem bestimmten Druck arbeitest, erledigst du Aufgaben eher schnell und präzise. Du kannst zum Beispiel einen Wecker auf deinem Smartphone stellen und dir zum Ziel setzen, deine Aufgabe bis zum Klingeln abgeschlossen zu haben.

4)Plane im Voraus

Bevor du die Woche beginnst, solltest du dir einen gut strukturierten und durchdachten Tages- und Wochenplan zurechtlegen. Denn dadurch vermeidest du Stress, Chaos und Zeitdruck.

 

5)Zeitfresser eliminieren

Wenn du eine Aufgabe bearbeitest, solltest du dein Handy ganz weit weg im Raum platzieren. Denn Social Media und WhatsApp kann uns, ohne dass wir es wirklich bemerken, viel Zeit rauben. Du kannst ein Zeitfenster einbauen, wann du Social Media nutzt und wann du dein Handy wieder ausschaltest, damit du wirklich fokussiert an deiner Aufgabe arbeiten kannst.

6)Step-by-Step

Viele Menschen lieben Multitasking. Das kann aber ganz schnell in halbfertigen Aufgaben enden. Versuche deshalb, alle Aufgaben deiner To-Do-Liste nacheinander abzuarbeiten und erst, wenn du eine Aufgabe abgeschlossen hast, zur nächsten zu gehen.

7)Denke realistisch

Plane zwischen deinen Aufgaben immer etwas Puffer ein und lege nicht zu viele Aufgaben auf einen Tag. Du darfst nicht vergessen, dass oft auch spontane Treffen dazwischenkommen oder ein Meeting sich länger zieht. Plane für deine Aufgaben also genug Raum, damit du nicht in Zeitnot kommst.

Zum Schluss:

„Denke an kleine Ziele und erwarte kleine Erfolge. Denke an große Ziele und erziele große Erfolge.”

 

In diesem Sinne wünsche ich viel Erfolg beim Zeitmanagement an alle, die diesen Artikel gelesen haben! Bis bald!